Με εγκύκλιο που υπογράφει ο πρόεδρος τους ΟΠΕΚΕΠΕ, Γρηγόρης Αποστολάκος καθορίζονται τα δικαιολογητικά που θα πρέπει να προσκομίσουν οι παραγωγοί και Ομάδες Παραγωγών επιτραπέζιων ροδάκινων και νεκταρινιών ώστε να λάβουν τις αποζημιώσεις που δικαιούνται σχετικά με τα προσωρινά έκτατα μέτρα που έχουν οριστεί. Επιπλέον στην εγκύκλιο τονίζεται ότι οι παραγωγοί ροδάκινων και νεκταρινιών, είτε μεμονωμένοι είτε μέσω Ομάδων Παραγωγών, καλούνται να υποβάλλουν τις αιτήσεις ενίσχυσης το αργότερο μέχρι τις 31 Οκτωβρίου, στην αρμόδια ΔΑΟΚ.
Αναλυτικά η εγκύκλιος αναφέρει: Οι Ομάδες Παραγωγών μετά την ολοκλήρωση του μέτρου υποβάλουν αίτηση ενίσχυσης το αργότερο μέχρι 31 Οκτωβρίου 2014 στην αρμόδια Δ.Α.Ο.Κ έδρα της Ομάδας Παραγωγών.
Η αίτηση πρέπει να συνοδεύεται από: τις συμβάσεις με εγκεκριμένες Φιλανθρωπικές Οργανώσεις και ιδρύματα καθώς και φορείς παροχής υπηρεσιών φιλανθρωπικού μη κερδοσκοπικού χαρακτήρα στις οποίες διατέθηκαν τα προϊόντα για δωρεάν διανομή, τις κοινοποιήσεις της ομάδας παραγωγών, τις εγκρίσεις αναγνώρισής τους από τις αρμόδιες υπηρεσίες, τα δελτία αποστολής (ή ισοδυνάμου παραστατικού κατά την τρέχουσα εθνική νομοθεσία) με προορισμό τον τόπο διάθεσης των προϊόντων, βεβαιώσεις ποιοτικού & ποσοτικού ελέγχου, αποδεικτικά παραλαβής & διάθεσης των προϊόντων
υπογεγραμμένες από τον δικαιούχο και από τις ελεγκτικές αρχές, τις συμβάσεις με τους μεμονωμένους μη μέλη παραγωγούς οι οποίοι διέθεσαν το προϊόν τους μέσω της Ο.Π και βεβαίωση ή Υπεύθυνη Δήλωση (Ν 1599/1986) στην οποία θα αναγράφεται ότι έχει προβεί στην εξακρίβωση και τηρεί στο αρχείο της όλα τα στοιχεία που αφορούν τις ποσότητες που παραδόθηκαν στα πλαίσια αυτών των συμβάσεων, βεβαίωση τράπεζας για τον λογαριασμό του επιχειρησιακού ταμείου μέσω του οποίου θα πραγματοποιηθεί η πληρωμή, καταστάσεις με τα αναλυτικά στοιχεία των παραγωγών κατά μέτρο και προϊόν και με ηλεκτρονικό μέσο υποχρεωτικά σε μορφή – excel για να υπάρχει η δυνατότητα επεξεργασίας.
Στοιχεία για τον ακριβή προσδιορισμό του κόστους διαλογής και συσκευασίας. Στις περιπτώσεις διάθεσης μεταποιημένου προϊόντος (χυμοποίηση) από τους δικαιούχους της δωρεάν διανομής επιπλέον των παραπάνω θα πρέπει να υπάρχει στον φάκελο με τα δικαιολογητικά πληρωμής και τα συμφωνητικά μεταξύ των δικαιούχων της δωρεάν διανομής με τις μεταποιητικές επιχειρήσεις οι οποίες ανέλαβαν την σχετική ενέργεια καθώς και αντίγραφο των καταστάσεων με τους τελικούς παραλήπτες.
Στις περιπτώσεις αυτές θα πρέπει να υπάρχει αναφορά για τα αποτελέσματα των ελέγχων τόσο στα πρακτικά ελέγχου, όσο και στην κατάσταση σημείων ελέγχου. Οι ποσότητες ροδάκινων – νεκταρινιών που θα αναγράφονται στις καταστάσεις θα πρέπει να μην υπερβαίνουν την αναλογία 11:1 νωπό προϊόν προς χυμό τελικό προϊόν και σε διαφορετική περίπτωση θα προσαρμόζονται ανάλογα.