Οδηγός συμμετοχής σε εκθέσεις στην Κίνα

Η συμμετοχή σε μια Εμπορική Έκθεση είναι ένας αποτελεσματικός και άμεσος τρόπος να διερευνηθεί μια ξένη αγορά. Βοηθά στο να γίνει πιο κατανοητή η θέση της εταιρείας στην αλλοδαπή αγορά, στο ανταγωνιστικό περιβάλλον της, στο να αναπτύξει την αναγνωρισιμότητα του εμπορικού της σήματος (brand) και οπωσδήποτε να έχει εμπορικές επαφές με επιτόπιους ή διεθνείς εμπορικούς επισκέπτες.

Ωστόσο για να σταθμίσει κάποιος ενδιαφερόμενος το καλύτερο ενδιαφέρον της εταιρείας, χρειάζεται να αναπτύξει πλήρες σχέδιο και προσεκτικά προετοιμασμένο εκ των προτέρων.

Ειδικότερα αποδελτιώνουμε παρακάτω τα σημαντικότερα στοιχεία που θα πρέπει να λαμβάνει υπόψη του πριν και μετά την Εμπορική Έκθεση.

Α. ΠΡΙΝ ΤΗΝ ΕΚΘΕΣΗ

- Θα πρέπει να κάνει έρευνα για να εντοπίσει τις σπουδαιότερες Εκθέσεις του κλάδου που δραστηριοποιείστε.

- Θα πρέπει να απευθυνθεί στους τακτικούς καταναλωτές και πελάτες του και στους υποψήφιους μελλοντικούς και να τους ενημερώσει για το ακριβές σημείο της Εκθέσεως στο οποίο θα βρίσκεται (αριθμός περιπτέρου). Θα πρέπει να παρουσιάζονται τα προϊόντα της εταιρείας, η τοποθεσία και ο αριθμός Περιπτέρου εντός της Εκθέσεως και ενδεχομένως φωτογραφίες των κύριων εκπροσώπων της εταιρείας που θα παρευρίσκονται στην Έκθεση.

- Θα πρέπει να μετέλθει ενός σύνθετου μίγματος δημιουργικότητας και αποτελεσματικότητας αναφορικά με την επικοινωνιακή στρατηγική που θα ακολουθήσει πριν, κατά τη διάρκεια και μετά την Έκθεση. Για παράδειγμα θα πρέπει να επιμεριστεί και να οργανωθεί η επικοινωνιακή στρατηγική μέσω της ιστοσελίδας της εταιρείας, με απευθείας αλληλογραφία, ενημερωτικά δελτία ή αγορά πακέτων σπόνσορα από τους διοργανωτές της Εκθέσεως.

- Μετάφραση διαφημιστικού και λοιπού υλικού προώθησης της εταιρείας και υποστήριξης της παρουσίας της στην συγκεκριμένη Έκθεση και όχι απλά αναπαραγωγή παλαιού υλικού. Στο υλικό θα πρέπει να περιλαμβάνεται οπωσδήποτε το γενικό προφίλ της εταιρείας με τρόπο ώστε να γίνεται εμφανές και να είναι εύκολη η πρόσληψη του branding της εταιρείας.

- Θα πρέπει να προσληφθούν κατάλληλοι βοηθοί που θα στελεχώσουν και θα συνεπικουρήσουν στη λειτουργία του Περιπτέρου κατά τη διάρκεια της Έκθεσης.

- Πρόσληψη και απασχόληση περισσότερων του ενός ατόμων που θα ασχοληθούν στο Εκθεσιακό Περίπτερο με την προώθηση πωλήσεων. Διασφάλιση συναφώς και υπηρεσιών μετάφρασης.

- Παρουσίαση ορισμένων χαρακτηριστικών προϊόντων της εταιρείας και γραφιστική ανάλυση εντός της Εκθέσεως του τρόπου λειτουργίας τους. Εν προκειμένω θα πρέπει να περιλαμβάνονται οι σημαντικότερες τεχνολογικές καινοτομίες.

- Εντοπισμός και εγγραφή των σημαντικότερων και διακριτών στοιχειών Πνευματικής Ιδιοκτησίας που ενσωματώνονται στα προϊόντα της εταιρείας. Για περισσότερες πληροφορίες για ζητήματα Πνευματικής - Επικοινωνήστε με το Γραφείο ΟΕΥ Πεκίνου αναφορικά με τα ειδικότερα ζητήματα τα οποία πρέπει να έχετε υπόψη σας για την αγορά της Κίνας και εφόσον έχετε ήδη μελετήσει τα σχετικά κείμενα που έχουν αναρτηθεί στην ιστοσελίδα μας.

Β. ΚΑΤΑ ΤΗ ΔΙΑΡΚΕΙΑ ΤΗΣ ΕΚΘΕΣΗΣ

- Επιμόρφωση του προσωπικού με βάση το σχέδιο διαφημιστικής προώθησης που έχει αποφασιστεί ότι θα ακολουθηθεί στην συγκεκριμένη Έκθεση και τα προϊόντα που επιλέχτηκαν να παρουσιαστούν. Σημαντικό είναι να ετοιμαστεί υλικό με τα περιεχόμενο των όσων θα παρουσιαστούν και θα λάβουν χώρα στην Έκθεση. Επανεξέταση των διαδικασιών ανάδειξης και προώθησης πωλήσεων και συσχέτισή τους με τα σημαντικά στοιχεία που προέκυψαν από την Εμπορική Έκθεση. 

- Ποτέ μην αφήνετε το Εκθεσιακό Περίπτερό σας χωρίς προσωπικό. Βεβαιωθείτε ότι όλες τις ημέρες θα εναλλάσσεται το προσωπικό ώστε να καλυφθούν όλα τα χρονικά διαστήματα και με κινεζικό προσωπικό.

- Ετοιμάστε ένα σύντομο ερωτηματολόγιο στην Αγγλική και Κινεζική και συράψτε μια κάρτα σας σε αυτό.

- Κάνετε έναν πλήρη γύρο και επισκεφτείτε την Έκθεση ώστε να αποκτήσετε ιδία αντίληψη για τους ανταγωνιστές σας. Οι Εμπορικές Εκθέσεις είναι το πλέον κατάλληλο μέρος για να διαμορφώσετε μια εικόνα του ανταγωνισμού του κλάδου που δραστηριοποιείστε. Διεξέλθετε τον Κατάλογο της Έκθεσης και προετοιμάστε με βάση αυτόν την επίσκεψή σας στην Έκθεση εντοπίζοντας τα σημεία ενδιαφέροντος.

- Να λαμβάνετε σοβαρά κάθε επισκέπτη του εκθεσιακού περιπτέρου σας. Δεν είναι ασύνηθες στην Κίνα επισκέπτες δίχως ιδιαίτερη εμπορική παιδεία και ίσως ανυποψίαστοι περί το αντικείμενο της Έκθεσης και των προϊόντων να περιδιαβαίνουν την Έκθεση και να συλλέγουν υλικό και κάθε είδους έγγραφη πληροφορία ώστε να τα μεταφέρουν σε εντολοδόχους τους που τους έχουν αναθέσει αυτή την απασχόληση και οι οποίοι μπορεί να είναι υποψήφιοι πελάτες της επιχείρησής σας. Ωστόσο συγκρατείστε ότι και οι ανταγωνιστές σας επίσης μπορεί να στείλουν Κινέζους να λάβουν το υλικό του εκθεσιακού περιπτέρου σας και κάθε συναφή πληροφόρηση.

- Επισκεφτείτε την Έκθεση κατά τη διάρκεια της διαμόρφωσης των χώρων και των περιπτέρων και εντοπίστε το Γραφείο Παραπόνων για παραβίαση ζητημάτων Πνευματικής Ιδιοκτησίας.

- Επισκεφτείτε το Γραφείο του Εμπορικού Επιμελητηρίου Πεκίνου το οποίο σε όλες τις διεθνείς εκθέσεις στην Κίνα έχει δικό του εκθεσιακό χώρο ώστε να παρέχει υποστήριξη σε όλες τις ευρωπαϊκές επιχειρήσεις (βλ. http://www.e-to-china.com/).

Γ. ΜΕΤΑ ΤΗΝ ΕΚΘΕΣΗ

 - Οργανώσετε και πραγματοποιήσετε με τον πλέον συντεταγμένο τρόπο το follow up των όσων έλαβαν χώρα στην Έκθεση. Απαντήσετε στα ερωτήματα που σας τέθηκαν και αναμένουν ειδικότερη διαχείριση. Στείλετε στους δυνητικούς πελάτες σας μια ευχαριστήρια κάρτα, συνοδευόμενη αν είναι δυνατόν με δείγμα προϊόντος ή μικρό δώρο ευαρέσκειας.

- Βεβαιωθείτε ότι θα απαντήσετε σε όλες τις απαντήσεις που λάβατε. Αποκριθείτε σύντομα και άμεσα. Οι ενδιαφερόμενοι θα απωλέσουν ενδιαφέρον αν δεν λάβουν απαντήσεις εντός σύντομου χρονικού διαστήματος και αυτό ίσως αποβεί κρίσιμο και αποφασιστικό για την υλοποίηση του συνολικού επενδυτικού σας προγράμματος στην προώθηση ορισμένων προϊόντων.

- Για τους λόγους αυτούς είναι το ίδιο σημαντικό να διαμορφωθεί μια πολιτική διαφήμισης και προώθησης μετά-Εκθεσιακή, πριν ακόμα συμμετάσχετε στην Έκθεση ώστε να προϊδεάζετε όσους σας προσεγγίσουν σε αυτήν για τον τρόπο που θα τους απαντήσετε μετά την συνάντησή σας στην Έκθεση. Με αυτόν τον τρόπο οι υποψήφιοι καταναλωτές και εμπορικοί συνεργάτες λαμβάνουν σταθερά μηνύματα για την αποφασιστικότητα της επιχείρησής σας να ανταποκριθεί ουσιαστικά στα σχετικά αιτήματα συνεργασίας.